Gestion SaaS et Découverte d’Applications : Optimisez Votre Écosystème Numérique !

Le dicton selon lequel « l’histoire ne se répète pas, mais elle rime souvent » s’applique parfaitement au domaine des technologies informatiques. Dans mon analyse récente des plateformes de gestion des logiciels en tant que service (SaaS), j’ai constaté à quel point le défi de gérer l’expansion des services SaaS semblait familier.

Les difficultés liées à la découverte, à la visibilité et à l’équilibre des préoccupations entre les parties prenantes sont des éléments essentiels de toute gestion informatique efficace. Cette situation actuelle pourrait bien donner des indices sur les défis futurs qui sont difficiles à prévoir.

Les Origines de l’Informatique

Un examen rétrospectif de la création des départements informatiques au fil du temps révèle des défis de gestion importants et persistants. Certaines organisations disposaient de systèmes informatiques dans les années 1960 et 1970, mais ces systèmes étaient coûteux, conçus sur mesure et clairement orientés vers des problèmes spécifiques.

Par exemple, une banque pouvait avoir un système central qui servait de base de données transactionnelle pour des millions de comptes. Bien que le système soit composé de plusieurs éléments, il n’existait pas de portefeuille d’applications s’étendant sur des milliers de systèmes avec des questions telles que :

• Qui utilise ce logiciel ?
• Est-il redondant avec d’autres systèmes ?
• D’où vient-il ?
• Pouvons-nous obtenir un meilleur tarif simplement en demandant ou en changeant facilement de fournisseur ?
• Comment la fonction commerciale est-elle liée à la capacité de l’entreprise (c’est-à-dire, il est clair qu’elle accomplit quelque chose, probablement quelque chose qui était auparavant fait avec un crayon, mais quelle est sa valeur réelle ?) ?
• Est-il intégré avec [choisissez votre application préférée] ?

Ces systèmes nécessitaient un personnel dédié, mais ce personnel était lié organisationnellement aux unités commerciales qu’il soutenait, et des questions comme celles-ci auraient semblé comiques à l’époque.

Dans les années 1980 et surtout 1990, avec l’avènement des ordinateurs personnels et des dispositifs terminales à coût réduit, comme ceux utilisés dans les points de vente ou la gestion des stocks, les systèmes logiciels se sont considérablement développés, tout comme le matériel pour soutenir une multitude de fonctions commerciales. L’email est devenu indispensable, et tout processus papier est devenu une opportunité évidente pour la technologie. Dans de nombreux cas, la valeur, l’objectif et la réflexion étaient présents pour ces systèmes, mais l’augmentation de la taille et des coûts partagés a nécessité la création de départements informatiques ou l’externalisation de la gestion des systèmes informatiques à des tiers tels que des fournisseurs de services gérés ou des cabinets de conseil en technologie. Souvent, le personnel technique qui soutenait auparavant quelques systèmes critiques au nom d’unités commerciales distinctes a hérité de ces nouvelles responsabilités croissantes.

Un Retour aux Sources

Ce modèle a fonctionné jusqu’à environ 2010, lorsque de nouvelles avancées technologiques ont remis en question le modèle existant. Les technologies web et l’informatique en nuage étaient suffisamment établies pour faire des centres de données le foyer naturel de la plupart des logiciels d’entreprise, transformant les smartphones, tablettes et ordinateurs portables en terminaux omniprésents. Le SaaS est devenu la norme, avec un modèle de coût et de déploiement qui profitait à la fois aux fournisseurs et aux consommateurs. Avec un marché de taille mondiale, presque toute fonction commerciale de niche est devenue un terrain de développement concurrentiel. Un aspect crucial de cette avancée est que tout cela est devenu beaucoup plus simple et culturellement courant.

À cette époque, de nombreux départements informatiques se sont retrouvés dans une position délicate. Par exemple, des unités commerciales pouvaient demander une option de téléconférence et se heurter à des délais longs et à des budgets apparemment déraisonnables. Pourquoi cela prend-il six mois et des millions de dollars alors que n’importe quel téléphone portable dispose de capacités de vidéoconférence prêtes à l’emploi en cinq minutes ?

Les départements informatiques étaient sur la défensive. Qu’en est-il de la sécurité des données ? Une option approuvée permettra d’économiser de l’argent à long terme. Le réseau doit être prêt à supporter la bande passante. La liste est longue. Le partenariat est devenu tendu. Dans certains cas, des termes comme « rogue » et « shadow IT » ont été utilisés pour décrire les unités commerciales qui prenaient les choses en main en s’inscrivant discrètement à des applications SaaS. C’est une attitude compréhensible, bien que ironique, face à ce retour en arrière. Les unités commerciales déploient et financent des technologies qu’elles jugent précieuses. Sommes-nous de retour en 1980 ?

Aujourd’hui, l’idée que les options SaaS et BYOD sont bénéfiques pour tous est de plus en plus acceptée, mais elles nécessitent une gestion des considérations commerciales qui peuvent ne pas être évidentes pour tous les utilisateurs finaux. La sécurité des données et du réseau est non négociable, tout comme les exigences d’audit ou de conformité. L’intégration avec d’autres systèmes d’entreprise est précieuse, mais peut ne pas être nécessaire dès le premier jour. Les coûts de licence peuvent être temporairement plus élevés, mais ils peuvent être optimisés. La plupart des points de douleur sont temporaires et résolubles.

Les SMPs Résolvent de Nombreux Problèmes

Les plateformes de gestion SaaS aident à combler ces lacunes. Elles permettent aux départements informatiques et aux groupes financiers/achats d’atteindre leurs objectifs sans entraver les unités commerciales qui souhaitent tirer parti de la richesse des logiciels facilement accessibles sur le marché. À mesure que les logiciels personnalisés sont progressivement remplacés par des alternatives du marché, certains départements informatiques peuvent même devenir plus agiles et se concentrer davantage sur des aspects tels que la sécurité et l’intégration.

Cependant, les plateformes de gestion SaaS ont leurs limites, notamment en ce qui concerne la découverte d’applications. En fin de compte, elles ne peuvent que « spider out » à partir de systèmes connus pour découvrir des systèmes inconnus. Elles peuvent s’intégrer avec des fournisseurs d’identité d’entreprise, surveiller les systèmes de messagerie de l’entreprise, intégrer des extensions de navigateur et examiner les dossiers de dépenses de l’entreprise pour des indices sur les applications SaaS qui pourraient être utilisées. Certaines offrent même une intégration de gestion des appareils mobiles pour étendre leur portée aux appareils mobiles accédant au réseau de l’entreprise.

Que dire d’un employé utilisant son smartphone personnel sur le réseau cellulaire avec un compte de téléconférence gratuit lié à une adresse Gmail ? Ou d’un utilisateur qui utilise accidentellement le compte d’une autre organisation, comme une école ou une agence de sous-traitance ? Les discussions lors de cet appel étaient-elles confidentielles ? Contenaient-elles des indices sur des secrets commerciaux, ou les données devaient-elles être auditées ou préservées pour une éventuelle assignation à comparaître ? L’organisation doit évaluer ces questions.

Seules des politiques claires et une bonne formation peuvent atténuer efficacement ces problèmes, mais même cela n’est pas parfait et rencontrera des obstacles. Quoi qu’il en soit, la course à la découverte élargie est lancée, et à un moment donné, elle inclura probablement l’agrégation de données d’utilisation disparates mais disponibles avec une analyse par apprentissage automatique, similaire à celle utilisée pour le marketing web.

L’alternative consiste à permettre à l’organisation d’avoir une visibilité supplémentaire (logiciels de surveillance et politiques de configuration gérées) sur les appareils personnels et les comptes personnels. Si cette perte de confidentialité ne vous préoccupe pas, gardez à l’esprit que le modèle de la ville minière du 21e siècle fait face à ses propres défis, comme le montre la législation récemment proposée en Californie limitant l’utilisation des emails en dehors des heures de travail.

À mon avis, c’est la raison la plus convaincante pour que les utilisateurs de logiciels utilisent avec enthousiasme les ressources professionnelles à des fins professionnelles. Respecter l’intégrité des données commerciales préserve efficacement la frontière culturelle de la vie privée personnelle. Si cette distinction est mise en jeu, nous pourrions revenir aux crayons et aux notes autocollantes.

Prochaines Étapes

Pour en savoir plus, consultez les rapports de critères clés et de radar sur les plateformes de gestion SaaS de GigaOm. Ces rapports offrent une vue d’ensemble complète du marché, décrivent les critères à considérer lors d’une décision d’achat et évaluent la performance de plusieurs fournisseurs par rapport à ces critères.

• Critères clés de GigaOm pour évaluer les plateformes de gestion SaaS (SMPs)
• Radar de GigaOm pour les plateformes de gestion SaaS (SMPs)