Depuis plus de vingt ans, j’utilise la même adresse e-mail pour presque toutes mes activités. Bien que cela soit très pratique, cela entraîne également une saturation de ma boîte de réception avec des publicités, des bulletins d’information, des mises à jour des réseaux sociaux et d’autres messages peu importants. Si je ne fais rien, ce flot de correspondance insignifiante peut rapidement submerger les messages utiles et importants.

Les deux plus grands fournisseurs de services de messagerie au monde, Gmail et Outlook, ont conscience de ce problème. Ils utilisent des algorithmes pour trier automatiquement les e-mails. Cependant, leurs solutions ne sont pas parfaites et nécessitent une intervention manuelle constante pour entraîner les algorithmes et retrouver les messages importants qui ont été mal classés.

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Pendant des années, j’ai utilisé des règles et des filtres basés sur l’adresse de l’expéditeur pour déplacer les messages moins importants de ma boîte de réception vers des dossiers personnalisés. Cependant, la configuration et la gestion de ces règles sont des tâches fastidieuses et chronophages. Chaque fois qu’un bulletin d’information ou un commerçant changeait son adresse d’envoi ou utilisait un sous-domaine différent, je devais modifier cette règle. J’ai finalement décidé que c’était trop compliqué.

Ce que j’ai découvert, c’est une méthode simple pour déplacer automatiquement ces messages moins importants de ma boîte de réception vers un dossier séparé, que je peux consulter quand j’en ai le temps et l’envie. Et tout cela se fait sans que j’aie à créer et gérer un autre compte e-mail.

Tout cela fonctionne grâce aux alias, une fonctionnalité intégrée dans la plupart des solutions de messagerie modernes.

Technologie : La magie des alias d’e-mail

Un alias est une adresse e-mail alternative liée à votre compte principal. Les messages adressés à un alias arrivent dans votre boîte de réception, aux côtés des messages envoyés à votre adresse principale. Cependant, comme ils n’utilisent pas votre adresse e-mail habituelle, vous pouvez configurer votre client de messagerie pour effectuer des actions personnalisées avec ces alias.

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Par exemple, supposons que mon adresse e-mail principale soit [email protected]. Je peux créer l’alias [email protected] et utiliser cette adresse lorsque je m’abonne à un bulletin d’information. Je peux ensuite créer une règle unique qui recherche tout message envoyé à cet alias et le déplace de ma boîte de réception vers mon dossier Newsletters. Ces messages restent facilement accessibles, mais ne perturbent jamais les messages des personnes et des entreprises qui me sont importantes.

Vous pouvez configurer des alias similaires avec des sous-dossiers correspondants pour tout ce que vous souhaitez : recettes, actualités sportives, alertes des réseaux sociaux, et même correspondance de groupes dont vous êtes membre. N’oubliez pas d’utiliser le bon alias lors de votre inscription à un nouveau service.

Les alias sont également pratiques comme adresses temporaires à utiliser lorsque vous devez fournir une adresse e-mail à un expéditeur en qui vous n’avez pas confiance. Si vous commencez à recevoir une avalanche de courriers indésirables adressés à cet alias, il vous suffit de supprimer l’alias, renvoyant ainsi le courrier indésirable à son expéditeur avec un message « adresse inexistante ».

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Ne confondez pas les alias avec les comptes transférés, qui vous permettent d’envoyer et de recevoir des e-mails d’un compte en utilisant l’adresse associée à un autre compte. Les alias ne sont utiles qu’en conjonction avec une adresse principale et ne peuvent pas être utilisés seuls.

Les instructions suivantes s’appliquent aux comptes personnels que vous gérez vous-même. Si vous avez un compte e-mail commercial (via Microsoft 365 ou Google Workspace, par exemple), vous pouvez avoir des alias pour votre compte en utilisant le domaine personnalisé de votre organisation, mais vous aurez besoin de l’aide d’un administrateur pour configurer ces alias.

Technologie : Comment créer un alias avec Gmail

Bien que Gmail soit le service de messagerie le plus populaire au monde, son implémentation des alias est étonnamment limitée. Pour créer un alias, vous commencez avec votre adresse principale et la modifiez en ajoutant un signe plus à la fin, suivi d’un texte supplémentaire. Si votre adresse est [email protected], vous pouvez utiliser [email protected], [email protected], etc.

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Le problème avec ce type d’alias est qu’il ne protège pas votre adresse principale des expéditeurs malveillants, donc soyez prudent lorsque vous l’utilisez avec des correspondants non fiables.

Technologie : Comment créer un alias avec Outlook.com

Chaque compte Microsoft gratuit vous permet de créer jusqu’à 10 alias, en utilisant une adresse de votre choix sur Outlook.com. (L’adresse doit respecter les règles de nommage de Microsoft et ne peut pas déjà être utilisée comme adresse principale ou alias.)

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Pour commencer, rendez-vous sur https://account.microsoft.com, connectez-vous avec votre compte Microsoft, puis cliquez sur l’onglet « Vos informations ». Sous l’en-tête « Informations sur le compte », cliquez sur « Modifier les informations du compte », ce qui vous amène à une page qui liste tous les alias que vous avez déjà créés. Cliquez sur « Ajouter un e-mail » et entrez l’adresse que vous souhaitez utiliser. Ensuite, cliquez sur « Ajouter un alias » pour créer la nouvelle adresse. (Si l’alias que vous avez entré n’est pas disponible, vous verrez un message d’erreur ici, et vous devrez essayer une autre adresse.)

Vous pouvez ajouter de nouveaux alias à tout moment (jusqu’à la limite de 10) ou supprimer un alias existant depuis la page des alias de compte décrite précédemment.

Technologie : Comment créer un alias avec votre identifiant Apple

Si vous possédez un iPhone, un iPad ou un MacBook, vous pouvez utiliser cet appareil pour créer jusqu’à trois alias d’e-mail qui vont à une adresse associée à votre identifiant Apple. Cette fonctionnalité s’appelle « Masquer mon e-mail » et utilise le domaine iCloud comme mécanisme de transfert.

Le seul inconvénient est que chaque alias utilise un nom généré automatiquement qui peut être peu mémorable, comme [email protected]. Vous pouvez attribuer une étiquette à cette adresse pour vous rappeler à quoi elle sert, mais vous ne pouvez pas choisir votre propre adresse.

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Pour créer un alias iCloud sur un appareil iOS, ouvrez les paramètres, appuyez sur votre nom de compte, puis sur iCloud > Masquer mon e-mail. (Sur un MacBook, utilisez le menu Apple pour ouvrir les paramètres système, où vous trouverez l’option Masquer mon e-mail.) Appuyez sur « Créer une nouvelle adresse » et suivez les instructions pour ajouter une étiquette et une note optionnelle. Utilisez le bouton « Transférer vers » pour sélectionner où vous souhaitez recevoir les e-mails envoyés à cet alias.

Technologie : Autres options d’alias

Comme je l’ai mentionné précédemment, la plupart des fournisseurs de messagerie modernes prennent en charge la fonctionnalité d’alias. Si vous avez un compte Proton Mail gratuit, vous pouvez créer jusqu’à 10 alias, tandis qu’un compte Proton Unlimited prend en charge des alias illimités. Si votre e-mail est hébergé chez Fastmail ou Yahoo Mail, vous aurez besoin d’un compte premium pour créer des alias. Dans tous ces cas, vous avez la possibilité de créer des alias en utilisant un domaine personnalisé.

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Vous pouvez également utiliser des extensions de confidentialité qui incluent des fonctionnalités de masquage d’e-mail. Par exemple, les éditions Premium et Family de NordPass permettent des alias illimités. Vous pouvez obtenir jusqu’à trois alias d’e-mail avec la version gratuite d’IronVest (anciennement connu sous le nom de MaskMe) ; les versions premium prennent en charge 50 alias personnalisés ou plus. De plus, un lecteur a mentionné la fonctionnalité pratique (et gratuite) de protection par e-mail de DuckDuckGo ; installez l’extension de navigateur, configurez une adresse sur duck.com, et vous pouvez créer des alias privés qui redirigent vers votre boîte de réception habituelle tout en éliminant les traceurs d’e-mail courants.