Si vous discutez avec Tom McLeod, expert en gestion des risques et de la conformité, il vous expliquera que les employeurs ont deux responsabilités principales envers leurs employés.

La première consiste à garantir leur sécurité sur le lieu de travail. La seconde ? De les rémunérer de manière juste et précise.

Bien que la santé et la sécurité au travail se soient améliorées en Australie au cours des 30 dernières années, la question de la rémunération adéquate des employés est devenue un problème majeur. Des cas d’employeurs sous-payant leurs employés ont été régulièrement mis en lumière, entraînant l’adoption de nouvelles lois visant à lutter contre le vol de salaires.

McLeod, directeur des risques chez Yellow Canary, une entreprise spécialisée dans la conformité de la paie, a souligné que le système des conventions collectives en Australie rend la rémunération des employés complexe. Cependant, il a précisé que changer de système de paie ne résoudra pas à lui seul le problème et a recommandé une validation indépendante de la paie comme solution.

Quelle est l’ampleur du problème de sous-paiement des employés en Australie ?

Depuis plusieurs années, l’Australie prend conscience de son problème de sous-paiement. Tout a commencé avec une affaire impliquant 7-Eleven, révélée pour la première fois en 2015. McLeod a noté que la sensibilisation à ce problème a augmenté tant au sein de la société que du gouvernement, ce qui a conduit à la découverte de nombreux autres cas.

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Le Fair Work Ombudsman, l’organisme chargé de récupérer les salaires impayés, a annoncé avoir récupéré 509 millions AUD (336 millions USD) pour 251 475 travailleurs au cours de l’année 2022-2023. C’est la deuxième année consécutive où plus d’un demi-milliard de dollars a été récupéré.

Incidents de sous-paiement très médiatisés en Australie

Récemment, le cabinet d’avocats australien Slater & Gordon a auto-dénoncé au Fair Work après avoir découvert un problème de 300 000 AUD (198 000 USD) concernant le taux d’accumulation des congés pour certains employés actuels et anciens ayant pris des congés à demi-salaire entre fin 2011 et mi-2023.

Cela est insignifiant comparé à la crise de sous-paiement dans les universités. Le National Tertiary Education Union a déclaré que 30 universités avaient confirmé des sous-paiements totalisant 203 millions AUD (134 millions USD), avec 168 millions AUD (111 millions USD) supplémentaires mis de côté par neuf universités pour des sous-paiements suspects.

Parmi les cas historiques de sous-paiement, on trouve le géant des supermarchés Woolworths, qui a sous-payé des milliers d’employés de 300 millions AUD (198 millions USD), et la compagnie aérienne Qantas, qui a accepté en 2020 de rembourser 7,1 millions AUD (4,7 millions USD) à ses employés.

Découvertes d’excédents de paiement lors des audits de paie

Les employeurs en Australie constatent également régulièrement des excédents de paiement. Bien que cela ne soit pas aussi coûteux pour les entreprises à long terme que les sous-paiements, l’Australian Payroll Association a rapporté avoir découvert des excédents dans 70 % de ses vérifications de conformité de la paie.

McLeod a précisé que la question des paiements concerne toutes les organisations australiennes, qu’elles soient « grandes ou petites, publiques ou privées, cotées en bourse ou non, à but lucratif ou non lucratif ». Plus de la moitié des récupérations du Fair Work pour l’année 2022-2023 provenaient de grandes entreprises et d’universités.

Pourquoi les sous-paiements sont-ils si fréquents en Australie ?

Les sous-paiements en Australie résultent souvent d’erreurs de la part des employeurs. Cela s’explique par un système de relations industrielles « extraordinairement complexe », avec des paiements basés sur 122 conventions modernes, des milliers d’accords d’entreprise et des contrats individuels.

Bien que les logiciels de paie améliorent l’efficacité, ils ne garantissent pas l’exactitude. Lorsque des erreurs se produisent dans ce contexte, cela peut avoir des répercussions sur d’autres droits des employés australiens, tels que la superannuation ou le congé de longue durée.

La plupart des entreprises ont probablement commis des erreurs dans leur paie

McLeod a expliqué que certaines entreprises sont « assez courageuses » pour examiner les inégalités salariales internes, tandis que d’autres ne le sont pas. Il a ajouté que, lorsqu’une vérification est effectuée du point de vue de Yellow Canary, il est « très rare de trouver un tableau complètement vierge ».

Les erreurs de conformité de la paie sont susceptibles d’être découvertes pour plusieurs raisons :

• Les longues périodes historiques examinées : Lorsqu’un problème potentiel est découvert, les enquêtes sur les paiements examinent souvent les paiements effectués par les employeurs sur de nombreuses années, ce qui augmente la probabilité de découvrir des erreurs historiques.
• Interventions manuelles et hypothèses : Des modifications manuelles et des hypothèses peuvent être faites par ceux qui gèrent la paie, ce qui peut altérer les données du processus de paie, entraînant des résultats de paiement incorrects sur de longues périodes.
• Dépendance à la documentation : La paie s’appuyait auparavant sur des contrats et des documents papier, qui peuvent parfois dater d’avant que les données ne soient numériquement consultables. Cela augmente la probabilité d’erreurs lors des examens.

Changer de logiciel de paie ne garantit pas un paiement correct

La paie a été numérisée au fil des ans, ce qui signifie que le processus de paie repose désormais sur de bonnes technologies, gérées en interne ou externalisées. McLeod a déclaré : « Vous ne pouvez pas gérer la paie dans l’environnement actuel sans une approche automatisée. »

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Cependant, la mise à niveau du logiciel de paie ne résoudra pas les problèmes de sous-paiement. McLeod a noté que les systèmes sont configurés pour calculer correctement la paie en fonction des données et des règles qui y sont entrées, mais les problèmes proviennent des données fournies, surtout lorsque le processus n’est pas vérifié de manière indépendante.

« [Changer de système] est parfois un peu un dernier recours », a expliqué McLeod.

« Les gens pensent : ‘C’est trop difficile, mettons simplement un nouveau système, et quand nous mettrons en place le système, tout cela disparaîtra.’ Ce qu’ils ne réalisent pas, c’est que le système n’est que la machine à saucisses, et que le paiement correct dépend des ingrédients — les données, ou leur absence. »

Ce problème est aggravé par la multiplicité des systèmes impliqués et l’absence de vérification indépendante.

Le processus de paie peut impliquer plusieurs systèmes intégrés

La paie peut dépendre de plusieurs systèmes intégrés. Par exemple, sur un site de fabrication, des systèmes automatisés de pointage et de présence, des enregistrements manuels des pauses des employés et des systèmes de planification travaillent souvent ensemble pour générer une règle de paiement basée sur la convention pertinente.

Employeurs et employés ont délégué la vérification aux logiciels

McLeod a déclaré que l’introduction de systèmes numériques a conduit les entreprises et les employés à déléguer la vérification manuelle de leurs paiements.

« Comme le système le fait pour nous, les employeurs et les employés se sont tous deux déchargés de notre responsabilité », a-t-il ajouté.

Faut-il mettre à niveau votre logiciel de paie pour atténuer les risques de conformité ?

Avant de mettre à niveau leur logiciel de paie, les organisations devraient se demander pourquoi elles le font, a noté McLeod.

« Si vous recherchez l’efficacité, il existe une multitude de systèmes, mais en fin de compte, la conformité de la paie concerne l’exactitude, pas l’efficacité », a-t-il déclaré.

Rechercher une validation indépendante des paiements des employés

Les employeurs devraient envisager d’introduire des vérifications de conformité de la paie indépendantes dans le processus.

« Si l’exactitude est votre objectif, vous devez vous demander quelle indépendance de pensée existe au sein du système qui peut automatiser l’exactitude ou produire des rapports montrant où vous êtes inexact », a déclaré McLeod.

Il a averti que, bien qu’il ait vu des employeurs valider les paiements par rapport au mois précédent, cela n’est pas suffisant pour identifier des problèmes systémiques de sous-paiement.

Bien que certaines entreprises valident les paiements dans un tableau Excel, McLeod a déclaré que cela n’est pas « évolutif ou répétable » et peut ne pas être défendable si une entreprise est auditée. Des services de validation pré-paiement indépendants, comme ceux offerts par Yellow Canary, qui se situent en dehors de l’organisation, sont des moyens plus robustes de vérifier régulièrement que les paiements des employés sont corrects.

La crise de la paie en Australie risque de piéger davantage d’employeurs

La crise de la paie en Australie pourrait nuire aux entreprises et stimuler l’innovation technologique en matière de paie pour les 25 prochaines années, prédit McLeod.

En tant que problème de conformité, il le compare à l’an 2000, qui a nécessité aux organisations de remédier au changement de date informatique en 2000. La seule différence ? Il n’y a pas de date limite pour corriger la conformité de la paie, ce qui en fera un problème perpétuel pour les entreprises.

Cependant, McLeod a exhorté les entreprises à avoir le courage d’examiner leur conformité en matière de paie et à envisager des services de pré-validation indépendants.

« Chaque organisation doit rémunérer ses employés de manière appropriée », a-t-il déclaré. « Pour emprunter une expression, c’est une idée dont le moment est venu. Aujourd’hui, vous ne pouvez pas dire que votre modèle commercial consiste à sous-payer les employés dans l’environnement australien. »