La gestion des environnements informatiques hétérogènes, qui combinent des logiciels sur site, des applications cloud et des logiciels en tant que service (SaaS), peut entraîner des dépenses excessives pour ceux qui ne sont pas vigilants. Alors que la gestion des actifs logiciels (SAM) continue d’évoluer, elle dépasse désormais le simple audit d’inventaire.
Selon Kumaravel Ramakrishnan, directeur marketing de la gestion des services informatiques (ITSM) chez ManageEngine, la SAM demeure un domaine complexe nécessitant une expertise pour être maîtrisé. Bien que la SAM isolée d’il y a quelques années s’intègre de plus en plus avec des outils de gestion de services contextuels et de gestion des services d’entreprise, des défis subsistent.
La SAM est souvent utilisée sur site pour améliorer la surveillance en temps réel des déploiements logiciels, de l’utilisation des licences et de l’état de conformité. Elle permet d’intégrer des informations provenant de services qui n’étaient pas auparavant accessibles aux outils de gestion des changements ou de configuration. L’utilisation d’un outil SAM pour surveiller l’utilisation des logiciels aide à réduire les coûts en suivant les licences et leur utilisation.
« Nous sommes passés d’une gestion traditionnelle des licences sur site à la gestion des applications SaaS, qui présentent des modèles de licences et des défis très spécifiques », explique Ramakrishnan.
Idéalement, les abonnements SaaS devraient être gérés en évaluant les fonctionnalités nécessaires au travail des utilisateurs. Les outils de gestion des abonnements SaaS devraient permettre de gérer tous les produits SaaS et les fonctionnalités supplémentaires utilisés par une organisation en un seul endroit, avec des flux de travail automatisés pour soutenir l’approbation des licences, l’approvisionnement, le déploiement, la réconciliation ou les vérifications de conformité.
« Cela réduit l’intervention manuelle et les erreurs humaines, et vous obtenez un meilleur niveau de gestion et de suivi », ajoute Ramakrishnan. « Les outils SAM peuvent déployer des processus automatisés pour la mise hors service, de sorte que lorsqu’un employé quitte l’organisation, un ensemble de processus se déclenche automatiquement. »
Cependant, les environnements hybrides et hétérogènes rendent le paysage « un peu délicat », et les processus ou pratiques peuvent aider « très peu » à cet égard, dit-il, ajoutant : « Quels produits sont licenciés depuis le cloud ? Quels sont installés dans l’environnement d’une entreprise avec leurs propres licences ? Il est souvent flou de savoir ce qui est sur site, ce qui est dans le cloud et ce qui existe sous plusieurs formes. »
Ramakrishnan souligne également l’importance de suivre les services d’abonnement fonctionnant sur l’infrastructure informatique d’entreprise qui ne sont pas basés sur les utilisateurs. « Dans une large mesure, ces domaines sont devenus complexes et diversifiés », dit-il. « Si vous avez les bons outils, vous devriez être en mesure d’implémenter l’IA [intelligence artificielle]. »
Comment aborder la SAM
Eric Helmer, directeur technique chez Rimini Street, un fournisseur de services, affirme que pour éviter les dépenses excessives en SAM, il est essentiel de s’assurer que les changements correspondent aux résultats commerciaux souhaités. Toute orientation recherchée doit donc concerner des cas d’utilisation spécifiques.
« De nombreux fournisseurs incitent à changer autant que possible, peut-être en déplaçant des actifs logiciels sur site et en les réimplémentant tous en tant que SaaS », dit-il. « Ensuite, vous réalisez que vous n’avez emporté qu’une année de données avec vous et qu’il vous reste encore 20 ans de données sur l’ancien système. Cela peut devenir complètement ingérable. »
Vous reposez-vous sur un modèle d’achat d’actifs traditionnel, en amortissant cet actif sur sa durée de vie, puis en le retirant par le biais d’une politique quelconque ? Que se passe-t-il avec cet actif lorsque vous passez à un modèle de location ? Qu’en est-il des dépenses d’exploitation par rapport aux dépenses d’investissement ? Quelles sont les implications fiscales, les considérations de localisation des données et de conformité dans les déploiements logiciels ?
« Il y a de nombreuses considérations », dit Helmer. « Les gens recherchent des conseils neutres, mais les grands intégrateurs de systèmes et les conglomérats sont souvent intéressés par ces projets plus importants, que vous n’avez peut-être pas besoin ou envie. »
Commencez par les actifs existants. Vos résultats commerciaux peuvent-ils être atteints avec le logiciel que vous avez aujourd’hui ? Peut-être que vous n’avez pas besoin d’une perturbation de 50 millions de dollars pendant un an. Peut-être que vous n’avez pas besoin de mettre en œuvre un gros package qui continuera à engendrer des coûts de support et de maintenance. L’habilitation des affaires ne nécessite pas nécessairement une nouvelle mise en œuvre ou un nouvel achat, car les organisations peuvent ne pas réaliser les capacités ou le potentiel complets des actifs qu’elles possèdent déjà.
« Beaucoup de gens n’utilisent qu’une fraction des fonctionnalités auxquelles ils ont droit, qu’ils ont achetées », dit Helmer. « Oracle et SAP [offrent] certains des packages logiciels les plus extensibles et personnalisables au monde. »
Helmer cite l’acquisition de VMware par Broadcom comme un exemple de la manière dont le verrouillage par un fournisseur peut forcer les organisations à souscrire des abonnements plus coûteux. Un seul fournisseur peut offrir le traditionnel « un seul interlocuteur » lorsque les choses tournent mal, mais le manque de flexibilité ou d’agilité peut s’avérer plus coûteux.
« Gartner appelle cela une stratégie composable », dit Helmer. « Les options disponibles vous permettent de trouver des solutions adaptées. Beaucoup de gens déplacent les ressources humaines vers Workday ou la gestion de la relation client vers Salesforce. »
Comprendre vos objectifs
Les analystes de Gartner, Jaswant Kalay et Yolanda Harris, s’accordent à dire qu’une réflexion et une planification suffisantes sont nécessaires pour réduire les dépenses excessives potentielles. Malgré l’évolution des outils SAM, il peut être erroné de supposer qu’ils peuvent fonctionner « prêts à l’emploi », s’intégrant de manière transparente ou nécessitant peu d’intervention manuelle.
Comprenez vos objectifs à court, moyen et long terme – ce que vous attendez des outils SAM par rapport au cas commercial, et quand l’effort manuel n’est plus durable à mesure que la complexité de la pile logicielle augmente – insistent-ils.
« Les organisations peuvent surestimer les capacités des outils SAM », préviennent les analystes. « Développez des cas d’utilisation clairs et ciblés. Considérez les données nécessaires pour que les outils SAM fonctionnent efficacement et les besoins commerciaux que les données SAM sont censées satisfaire. »
Identifiez quelques fournisseurs, types d’outils ou intégrations de données potentielles, et analysez les lacunes entre eux, ainsi que les modèles de livraison changeants du sur site au SaaS par rapport au parcours cloud de l’organisation pour garantir une adéquation non seulement aujourd’hui, mais aussi à l’avenir – et ne vous fiez pas uniquement aux affirmations marketing des fournisseurs à cet égard.
Les parties prenantes impliquées devraient provenir de toute l’organisation, dépassant le cadre de l’informatique, de l’approvisionnement et des achats pour inclure la sécurité, l’architecture d’entreprise, les finances, les risques et au-delà. Portez une attention particulière aux exigences des parties prenantes, y compris leurs défis actuels, et communiquez des avantages SAM crédibles pour chaque division ou département.
Les affirmations doivent être réalistes et réalisables, d’autant plus que le succès des outils SAM peut nécessiter des données spécifiques de la part de chaque partie prenante, avec des cas d’utilisation priorisés par des démonstrations approfondies ou des preuves de concept, ajoutent-ils.
Steve Ponting, directeur chez Software AG, note que la plupart des entreprises ont élargi leur pile technologique, se retrouvant souvent avec des redondances ou des technologies qui se chevauchent. « Nous avons constaté qu’entre la pandémie de Covid et 2023, les applications SaaS ont atteint environ 1 061 applications au sein de l’entreprise. Cela va causer d’énormes problèmes d’interopérabilité, de sécurité et de données », dit-il.
Obtenir une visibilité et un contrôle sur tout cela signifie aller au-delà des applications de surveillance et de gestion. Qui finance quoi ? L’achat ou l’approvisionnement centralisé par le marketing ajoute-t-il des applications pour résoudre un problème particulier ? Qu’en est-il de l’informatique fantôme, dont l’utilisation peut ne pas être formellement documentée ?
« Vous pouvez vous retrouver avec des fonctions isolées dans chaque région géographique », dit Ponting. « Vous ne bénéficiez alors pas non plus des économies d’échelle. Si vous avez six applications différentes, comment commencez-vous à rassembler toutes ces données, à structurer toutes ces données, à dédupliquer tout cela ? C’est le chaos. »
« La réponse ne sera pas de « tout déplacer dans le cloud ». Cela peut n’avoir de sens que si vous avez besoin d’élasticité dans le temps, avec les frais de transit des données également à prendre en compte. L’externalisation de l’infrastructure, en revanche, comporte ses propres risques, comme l’a montré le problème de mise à jour de CrowdStrike pour les organisations basées sur Windows dans le monde entier le 19 juillet. »
Pensez aux services commerciaux critiques, à ce qui génère des revenus, à la manière dont cela pourrait être impacté par une perturbation ou une panne, et quels sont les systèmes centraux à cet égard. Une SAM optimale vous aide à travailler à partir de ce que vous avez, en dessinant un tableau plus détaillé pour la « gestion stratégique de portefeuille » et en apportant davantage d’opportunités d’optimisation des coûts.
« Vous voulez être en mesure de moderniser et de tirer parti de nouvelles capacités », dit Ponting.
La complexité peut être inévitable
Simon Morris, vice-président de la consultation en solutions chez ServiceNow, souligne qu’avec des environnements hétérogènes, la « vraie question » est de savoir comment gérer la complexité. « Nous devrons toujours fonctionner avec des équipements sur site hérités. Et les modèles de langage de grande taille [LLM] pourraient également être prohibitifs à mettre en œuvre dans le cloud », dit-il.
Morris préconise « une plateforme de plateformes », reliant et gérant la diversité des données et des sources, facilitant la visibilité au-delà de l’inventaire des actifs ou de la « construction d’une grande base de données ».
« Agissez sur les données, réduisez les coûts et améliorez l’expérience. La fragmentation est néfaste pour ceux qui essaient d’accomplir leur travail », dit-il. « Élevez les données des silos afin de pouvoir les exploiter correctement. »
Après les biens et les personnes, les actifs sont ce qui génère des coûts et façonne les bilans, il est donc crucial de commencer par considérer les résultats commerciaux souhaités, puis de préparer les personnes au changement et de créer des « partenariats plus intelligents ».
« Si vous commencez par la technologie, en achetant une solution, vous ne parviendrez jamais à une transformation commerciale substantielle », avertit Morris.
Cela dit, les dépenses excessives peuvent être découvertes partout, pas seulement dans des domaines tels que les licences ou le transit des données, y compris l’achat excessif de technologies, l’achat lorsque vous pourriez réutiliser, ou l’achat trop tôt. Éviter les dépenses excessives en SAM signifie prendre en compte les considérations concernant l’ensemble du cycle de vie informatique et des employés.
« Le premier gaspillage est que les gens recherchent un résultat commercial et attendent que le logiciel soit livré, et ils ne parviennent pas à atteindre le résultat », dit Morris. « L’opportunité réside dans le flux de trésorerie et la résolution de problèmes pour rendre les gens productifs plus rapidement. »
Steve Schmidt, vice-président de la gestion des produits chez Flexera, qui a récemment acquis Snow Software, axé sur la gestion des actifs, convient qu’il y a un réel manque de visibilité sur l’état des technologies de l’information en général. « Même parmi les équipes qui travaillent sur ce sujet, beaucoup disent qu’elles n’ont pas de visibilité complète », dit-il.
Flexera a interrogé des experts en gestion des actifs informatiques avancés qui estiment que 20 % à 30 % des dépenses sont gaspillées, y compris des charges de travail logicielles de grande valeur désormais dans le cloud – un point aveugle historique pour les équipes FinOps et SAM.
Choisissez vos domaines de dépenses les plus élevés ou d’opportunité, et pensez en termes de couches – à votre visibilité, puis aux informations d’optimisation connexes qui peuvent être construites et exploitées. N’oubliez pas non plus la sécurité et la gestion financière lorsqu’il s’agit du potentiel d’optimisation des coûts SAM, conseille Schmidt.
Ce qui est clair d’après les experts interrogés par Computer Weekly, c’est que les métriques sur l’utilisation des SaaS sont essentielles pour gérer les coûts. Selon Kalay et Harris de Gartner, il pourrait y avoir jusqu’à 25 % de gaspillage en SaaS, en termes d’abonnements non utilisés.
Les données de Gartner montrent que les dépenses en SaaS ont augmenté de 15 % par an. Gérer le gaspillage potentiel en SaaS nécessite une bonne compréhension de l’utilisation des logiciels et des SaaS parmi les différentes parties prenantes d’une organisation. Cela fait partie d’un processus SAM qui est régulièrement mis à jour pour tenir compte de l’évolution de l’utilisation des logiciels et des SaaS au fil du temps, aidant les organisations à maximiser la valeur de leurs licences logicielles et de leurs frais SaaS.
